KI-Einführung · vom Audit bis zur täglichen Nutzung
KI-Einführung: vom Audit bis zur täglichen Nutzung
Viele KI-Projekte bleiben stehen, sobald die Lizenzen gekauft sind. Wir beginnen mit einem Audit Ihrer Prozesse, wählen Anwendungsfälle mit klarem Nutzen, binden ChatGPT, Copilot oder Claude an CRM und Dokumente an und bleiben dabei, bis das Team die Werkzeuge täglich nutzt.
- Readiness-Audit mit 5–10 priorisierten Anwendungsfällen
- Anbindung an CRM, ERP und Dateiablage
- KI-Nutzungsrichtlinie und Schulung inklusive
Preis Individuelles Angebot, nach dem Audit
01 · KI-Readiness-Audit
Was das Audit untersucht
Ergebnis ist eine Landkarte mit 5–10 Anwendungsfällen, jeweils mit erwarteter Zeitersparnis, benötigten Daten, Risiko und Aufwand, priorisiert, damit Sie wissen, womit Sie anfangen.
Prozesse
Wohin die Zeit geht: E-Mails, Datenerfassung, Berichte, Angebote, Supportfragen, Dokumentenbearbeitung.
Daten
Wo die Informationen liegen (CRM, ERP, SharePoint, Google Drive, Postfächer) und wie sauber sie sind.
Zugriff und Sicherheit
Wer was sehen darf, welche Daten personenbezogen oder vertraulich sind, was IT, Datenschutzbeauftragte und gegebenenfalls der Betriebsrat erwarten.
Werkzeuge, die Sie schon bezahlen
Microsoft 365, Google Workspace, HubSpot und andere enthalten oft KI-Funktionen, die sich zuerst zu aktivieren lohnen.
02 · Was wir einführen
Werkzeuge und Integrationen
ChatGPT Business oder Enterprise
Einrichtung des Workspace, Admin-Einstellungen, gemeinsame Custom GPTs für wiederkehrende Aufgaben, Konnektoren zu Ihren Dateien.
Microsoft 365 Copilot
Berechtigungen in SharePoint und Teams prüfen, Pilotgruppe, Anwendungsfälle in Outlook, Excel und Teams.
Claude for Work
Projekte mit Ihren Referenzdokumenten für längere Texte, Analysen und Code-Reviews.
Assistenten auf Ihren Dokumenten
Suche (RAG) über Handbücher, Verfahrensanweisungen und Angebote, mit Antworten, die die Quelldatei nennen.
CRM- und ERP-Anbindung
HubSpot, Pipedrive, Salesforce, SAP, DATEV-Schnittstellen, Odoo und andere über API, n8n oder Make.
Agenten und Automatisierungen
Mehrstufige Abläufe mit Freigaben auf derselben Grundlage. Siehe KI-Agenten und Automatisierung.
03 · Ablauf
Vier Schritte mit typischen Zeiträumen
Audit
Interviews, Prozessbegehungen und eine priorisierte Landkarte der Anwendungsfälle. Meist 1–2 Wochen.
Pilot
Ein oder zwei Anwendungsfälle mit einer kleinen Gruppe und echten Daten, gemessen an der bisherigen Arbeitsweise. 2–4 Wochen.
Rollout
Integrationen, Berechtigungen, Protokollierung, KI-Nutzungsrichtlinie und Dokumentation für das gesamte Team. 4–8 Wochen, je nach Umfang.
Schulung und Begleitung
Rollenbezogene Schulungen und eine Begleitphase, bis sich die neuen Gewohnheiten festigen. Der Umfang wird nach dem Audit angeboten.
04 · Sicherheit und Regeln
DSGVO, EU AI Act und Ihre KI-Richtlinie
DSGVO
AV-Verträge, EU-Hosting bzw. Datenresidenz, wo der Anbieter sie anbietet, möglichst wenige personenbezogene Daten in Prompts und Protokollen.
EU AI Act
Wir ordnen Ihre Anwendungsfälle ein, markieren alles, was in Hochrisiko-Kategorien fallen könnte, und berücksichtigen die Pflicht zur KI-Kompetenz nach Artikel 4.
Betriebsrat und Mitarbeitende
Kann ein Werkzeug Verhalten oder Leistung von Beschäftigten erfassen, gehört die Abstimmung mit dem Betriebsrat, wo vorhanden, früh in den Plan. Wir liefern die technische Beschreibung dafür.
KI-Nutzungsrichtlinie
Kurz und verständlich: freigegebene Werkzeuge, welche Daten hinein dürfen, wer Ergebnisse prüft, wie Probleme gemeldet werden.
Zugriffssteuerung
KI-Werkzeuge sehen nur, was der jeweilige Nutzer sehen darf. Wir prüfen Berechtigungen, bevor Dokumentenablagen angebunden werden.
05 · Schulung inklusive
Einführung ohne Schulung bleibt nicht hängen
Jede Einführung endet mit rollenbezogenen Terminen zu genau den Anwendungsfällen, die wir gebaut haben, nicht mit einem allgemeinen Prompt-Kurs. Die Mitarbeitenden lernen, was das Werkzeug gut kann, wo es scheitert und wann sie nachprüfen sollten.
Wenn Sie lieber zuerst schulen und später einführen möchten, sehen Sie sich unsere KI-Schulung für Mitarbeiter an.
FAQ
Fragen zur KI-Einführung
Wie lange dauert eine KI-Einführung?
Ein erster Anwendungsfall geht meist in 3–6 Wochen vom Audit bis zum Pilot. Ein unternehmensweiter Rollout mit mehreren Integrationen dauert einige Monate und erfolgt in Etappen.
ChatGPT, Copilot oder Claude: Was passt zu uns?
Wenn Ihr Unternehmen in Microsoft 365 arbeitet, nutzt Copilot E-Mails und Dateien mit den bestehenden Berechtigungen. ChatGPT und Claude sind stärkere allgemeine Assistenten und leichter erweiterbar. Viele Unternehmen nutzen einen davon fürs Team und eine API für Automatisierungen.
Funktioniert KI mit unserem CRM und ERP, etwa SAP oder DATEV?
Ja, wenn das System eine Schnittstelle bietet oder Daten exportiert. Wir verbinden über native Konnektoren, n8n, Make oder einen kleinen eigenen Dienst. Zertifizierte Partnerschaften mit diesen Herstellern behaupten wir nicht.
Was liefert das Audit?
Eine priorisierte Landkarte mit 5–10 Anwendungsfällen inklusive erwarteter Wirkung, benötigter Daten, Risiken und Aufwand, dazu eine Werkzeugempfehlung und einen Pilotplan.
Welche laufenden Kosten entstehen nach der Einführung?
Lizenzen pro Nutzer, API-Nutzung für Automatisierungen und optional Betreuung. Wir schätzen sie im Audit je Anwendungsfall, bevor Sie sich festlegen.
Müssen wir den Betriebsrat einbeziehen?
Das hängt vom Werkzeug und Ihrer Organisation ab. Wenn eine Lösung Verhalten oder Leistung von Beschäftigten erfassen kann, ist eine frühe Abstimmung sinnvoll. Wir liefern verständliche Unterlagen dazu, eine Rechtsberatung ersetzt das nicht.
Beginnen Sie mit einem Audit, nicht mit Lizenzen
Ein kostenloses Gespräch darüber, in welchen Prozessen sich die KI-Einführung zuerst lohnt.
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