Intelligente Dokumentenverarbeitung · Rechnungen, Bestellungen, Anfragen
Rechnungen, Bestellungen und Anfragen ohne Abtippen
Dokumente kommen per E-Mail, als PDF, Scan, Tabelle oder E-Rechnung. KI liest sie, entnimmt die Felder, die Sie brauchen, prüft sie gegen Ihre Daten und übergibt sie an ERP, DATEV oder Ihre Buchhaltungssoftware. Alles Unsichere geht an einen Menschen, nicht in Ihre Bücher.
- Für PDFs, Scans, E-Mails, Tabellen und E-Rechnungen
- Prüfung gegen Lieferanten, Preise und Bestellungen
- Prüfwarteschlange und vollständiges Protokoll
Preis Individuelles Angebot, abhängig von Dokumentarten und Volumen
01 · Dokumente
Was wir verarbeiten
Eingangsrechnungen
Lieferant, USt-IdNr., Daten, Positionen, Summen und Steuer, abgeglichen mit Bestellung und Wareneingang. Strukturierte E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) werden direkt ausgelesen.
Kundenbestellungen
Bestellungen aus E-Mails und PDFs werden zu Aufträgen, Artikelnummern werden Ihrem Katalog zugeordnet.
Anfragen (RFQs)
Anfragen mit Spezifikationen, Mengen und Zeichnungen, zusammengefasst für die Person, die das Angebot erstellt.
Verträge
Wesentliche Bedingungen, Termine, Verlängerungen und Kündigungsfristen in einem Vertragsregister.
Lieferscheine
Mengen und Referenzen geprüft gegen Bestellungen und Rechnungen.
02 · Ablauf
Vom Posteingang ins ERP
Erfassen
Dokumente aus einem Postfach, einem freigegebenen Ordner oder einem Upload-Formular.
Lesen und auslesen
OCR für Scans, danach überträgt ein Sprachmodell die Felder in eine feste Struktur, auch wenn das Layout je Lieferant anders ist.
Prüfen
Abgleich mit Ihren Daten: bekannter Lieferant, Format der USt-IdNr., Summen stimmen, Preise und Mengen passen zur Bestellung.
Übergeben
Freigegebene Daten gehen über API, Importdatei oder n8n-Workflow an Ihr ERP, etwa SAP, an DATEV oder an Ihr CRM.
03 · Genauigkeit und Kontrolle
Wie Fehler abgefangen werden
Konfidenzschwellen
Felder, bei denen das Modell unsicher ist, werden markiert statt geraten.
Prüfwarteschlange
Ein Mensch prüft markierte Dokumente neben dem Original und korrigiert mit einem Klick.
Ausnahmen
Unbekannte Lieferanten, abweichende Summen oder Dubletten werden vor dem Export gestoppt.
Protokoll
Jedes Dokument, jede Extraktion, Korrektur und Übergabe wird mit Zeit und Nutzer festgehalten, als Grundlage für Ihre Verfahrensdokumentation.
04 · Sicherheit
Wo Ihre Dokumente und Daten liegen
Ablage nach Ihrer Wahl
Dokumente bleiben in Ihrem Postfach, Laufwerk oder DMS; wir verarbeiten sie, sammeln sie aber nicht anderswo.
Business-KI-APIs
Modelle über APIs, deren Bedingungen ein Training mit Ihren Daten ausschließen, mit Verarbeitung in der EU, wo verfügbar.
DSGVO
AV-Verträge, kurze Aufbewahrung ausgelesener Texte und Zugriff nur für die Rollen, die ihn brauchen. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben in Ihrem Archivsystem.
Self-Hosting
Für strengere Anforderungen können die Abläufe in n8n auf Ihrem eigenen Server in der EU laufen.
05 · Branchen
Wo Dokumentenverarbeitung am meisten Zeit spart
Steuerberatung und Buchhaltung
Belege von Mandanten sortiert, ausgelesen und für die Buchung vorbereitet, Rückfragen an Mandanten automatisch entworfen.
Industrie und Maschinenbau
Bestellungen und Anfragen aus E-Mails und Zeichnungen gelesen; Anfragen können direkt in Ihre Vertriebspipeline fließen. Siehe Leadgenerierung für die Industrie.
Großhandel und Distribution
Kundenbestellungen in vielen Formaten werden zu sauberen Aufträgen.
FAQ
Fragen zur KI-Dokumentenverarbeitung
Was ist der Unterschied zu klassischer OCR?
OCR macht aus einem Bild Text. Vorlagenbasierte Werkzeuge brauchen dann eine Vorlage je Layout. Ein Sprachmodell versteht das Dokument, sodass neue Lieferantenlayouts meist ohne neue Vorlage funktionieren.
Wie genau ist das?
Das hängt von Qualität und Art der Dokumente ab. Wir messen es im Pilot an einer Stichprobe Ihrer eigenen Dokumente und setzen Schwellen so, dass unsichere Felder in die Prüfung gehen statt in Ihr System.
In welche Systeme können Sie exportieren?
In jedes ERP-, Buchhaltungs- oder CRM-System mit Schnittstelle oder Importformat, etwa SAP, DATEV oder Ihre Warenwirtschaft, zum Beispiel über n8n, Make oder eine kleine Integration. Zertifizierte Herstellerpartnerschaften behaupten wir nicht.
Funktioniert das mit E-Rechnungen?
Ja. Strukturierte Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD werden direkt ausgelesen, ohne Texterkennung, und durchlaufen dieselben Prüfungen wie andere Belege.
Klappt das auch mit Scans und Handschrift?
Gute Scans ja. Handschrift und schlechte Fotos sind weniger zuverlässig und gehen deshalb standardmäßig in die Prüfung.
Wie fangen wir an?
Schicken Sie uns 20–50 typische Dokumente, bei Bedarf anonymisiert. Wir testen die Extraktion daran und zeigen Ihnen das Ergebnis, bevor wir den vollständigen Ablauf bauen.
Testen Sie es mit Ihren eigenen Dokumenten
Ein kostenloses Gespräch, danach ein Test an einer Stichprobe Ihrer Rechnungen, Bestellungen oder Anfragen.
Erstgespräch vereinbarenPreis: Individuelles Angebot, abhängig von Dokumentarten und Volumen
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