AI Act: obowiązek szkolenia pracowników z AI. Co musi zrobić pracodawca

Tak, firma, która używa AI w pracy, ma obowiązek zadbać o kompetencje pracowników w tym zakresie. Wynika to z art. 4 AI Act (rozporządzenie UE 2024/1689), który stosuje się od 2 lutego 2025 r. i dotyczy także firm, które “tylko” korzystają z ChatGPT, Copilota czy narzędzi z AI w CRM. Przepis nie wymaga certyfikatów ani konkretnej liczby godzin, ale musisz podjąć realne działania dopasowane do tego, kto i jak używa AI, i umieć to pokazać. Najprostsza droga: krótki program szkoleń według ról plus wewnętrzny rejestr.

To nie jest porada prawna. Artykuł opisuje przepisy w stanie na październik 2026 r. W konkretnej sytuacji skonsultuj się z prawnikiem lub inspektorem ochrony danych.

Co dokładnie mówi art. 4 AI Act

AI Act rozróżnia m.in. dostawców (tworzą systemy AI) i podmioty stosujące (używają ich w działalności zawodowej). Większość polskich firm to podmioty stosujące: kupują licencje, korzystają z funkcji AI w oprogramowaniu, wdrażają chatbota od zewnętrznego dostawcy.

Art. 4 obejmuje obie grupy. W pierwotnym brzmieniu mówił o zapewnieniu “w możliwie największym stopniu” odpowiedniego poziomu kompetencji w zakresie AI. W 2026 r. przepis zmieniono rozporządzeniem Digital Omnibus (rozporządzenie (UE) 2026/1744, opublikowane w Dzienniku Urzędowym UE 24 lipca 2026 r.). Po zmianie dostawcy i podmioty stosujące mają podejmować działania wspierające rozwój kompetencji w zakresie AI u swojego personelu i innych osób obsługujących systemy AI w ich imieniu, z uwzględnieniem ich wiedzy technicznej, doświadczenia, wykształcenia i kontekstu użycia. Nowe brzmienie wprost zaznacza, że nie trzeba gwarantować określonego poziomu kompetencji każdej osoby. Aktualny tekst artykułu znajdziesz np. na artificialintelligenceact.eu.

W praktyce: to obowiązek starannego działania, a nie wyniku. Nie musisz udowadniać, że każdy pracownik “umie AI”. Musisz pokazać, że zrobiłeś rozsądne, adekwatne kroki.

Zmieniony art. 4 nakłada też na Komisję Europejską i państwa członkowskie zadanie wspierania firm, zwłaszcza małych i średnich, m.in. przez publikowanie praktycznych przykładów.

Kogo obejmuje obowiązek w firmie

Nie tylko osoby z działu IT. Pomyśl o wszystkich, którzy:

• korzystają z czatów AI (ChatGPT, Copilot, Claude, Gemini) w codziennej pracy,
• używają funkcji AI wbudowanych w CRM, ERP, systemy HR czy księgowe,
• podejmują decyzje na podstawie wyników AI (np. scoring klientów, selekcja CV),
• konfigurują lub nadzorują automatyzacje i agentów AI,
• jako podwykonawcy lub zleceniobiorcy obsługują systemy AI w imieniu firmy.

Co powinien zawierać program kompetencji AI

Ani AI Act, ani Komisja nie narzucają programu. Rozsądny zakres dla typowej firmy wygląda tak:

Im wyższe ryzyko zastosowania, tym głębiej. Firma, która używa AI do przeglądania CV, powinna zrobić więcej niż firma, która używa go do szkicowania maili. Systemy wysokiego ryzyka (m.in. niektóre zastosowania w zatrudnieniu) mają w AI Act dodatkowe, osobne obowiązki.

Jak udokumentować szkolenie

Komisja Europejska w swoich pytaniach i odpowiedziach dotyczących kompetencji AI wskazuje, że certyfikat nie jest wymagany, a organizacja może prowadzić wewnętrzny rejestr szkoleń i innych działań. Praktyczny zestaw dokumentów:

1. Rejestr narzędzi AI. Jakie systemy są używane, przez kogo i do czego.
2. Analiza potrzeb. Krótka notatka: które grupy potrzebują jakiego poziomu wiedzy i dlaczego.
3. Polityka korzystania z AI. Co wolno, czego nie, kto odpowiada za weryfikację wyników.
4. Program i materiały szkoleń. Agenda, prezentacje, ćwiczenia, data.
5. Listy obecności lub potwierdzenia ukończenia. Także dla szkoleń online.
6. Plan aktualizacji. Kiedy powtarzasz szkolenie, np. przy wdrożeniu nowego narzędzia lub raz w roku.

Taka dokumentacja przydaje się nie tylko przy kontroli. Jeśli dojdzie do incydentu (pracownik wkleił dane klientów do prywatnego czatu, ktoś oparł decyzję na błędnej odpowiedzi AI), pokazuje, że firma działała starannie.

Co z polską ustawą o systemach sztucznej inteligencji

Sejm uchwalił ustawę o systemach sztucznej inteligencji 3 lipca 2026 r. Według doniesień m.in. serwisu GDPR.pl ustawa została opublikowana w Dzienniku Ustaw 27 lipca 2026 r., jej zasadnicza część weszła w życie 11 sierpnia 2026 r., a pełne stosowanie przewidziano od 28 października 2026 r. Ustawa powołuje Komisję Rozwoju i Bezpieczeństwa Sztucznej Inteligencji (KRiBSI) jako krajowy organ nadzoru rynku AI, który ma prowadzić kontrole i postępowania.

Ustawa wdraża AI Act w zakresie nadzoru i procedur. Sam obowiązek z art. 4 wynika bezpośrednio z unijnego rozporządzenia. Pamiętaj też, że zgodność z AI Act nie zwalnia z RODO: przy pracy z danymi osobowymi oba reżimy obowiązują równolegle, a nadzór nad ochroną danych sprawuje UODO.

Szczegóły uprawnień KRiBSI i sankcji sprawdź w tekście ustawy w Dzienniku Ustaw albo z prawnikiem, bo praktyka organu dopiero się kształtuje.

Najczęstsze błędy przy realizacji art. 4

• Jedno ogólne webinarium dla wszystkich. Godzina o “rewolucji AI” nie przygotowuje księgowej do pracy z danymi klientów ani rekrutera do oceny wyników narzędzia.
• Brak śladu. Szkolenie się odbyło, ale nikt nie zachował agendy ani listy obecności. Po roku nie da się pokazać, co zrobiono.
• Pominięcie narzędzi “w tle”. Funkcje AI wbudowane w CRM, system HR czy pakiet biurowy też są systemami AI, z których korzystają ludzie.
• Brak polityki. Szkolenie bez jasnych zasad firmy kończy się pytaniem “a czy u nas wolno?”, na które nikt nie umie odpowiedzieć.
• Szkolenie raz na zawsze. Narzędzia zmieniają się co kilka miesięcy. Program powinien mieć termin przeglądu.
• Zrzucenie wszystkiego na IT. Kompetencje AI to sprawa każdego działu, który używa narzędzi. IT pomaga, ale nie zna procesów sprzedaży czy księgowości.

Ile to kosztuje i czy można dostać dofinansowanie

Koszt zależy od liczby osób, liczby grup i tego, czy szkolenie prowadzi ktoś wewnętrzny, czy zewnętrzna firma. Szkolenia pracowników bywają współfinansowane ze środków publicznych, np. przez Krajowy Fundusz Szkoleniowy lub usługi z Bazy Usług Rozwojowych, ale zasady i priorytety naborów zmieniają się co roku i różnią się między regionami. Sprawdź aktualne warunki w swoim powiatowym urzędzie pracy lub u operatora w Twoim województwie.

Plan na 30 dni dla firmy, która jeszcze nic nie zrobiła

1. Tydzień 1: spisz narzędzia AI, z których korzystają pracownicy, także te “nieoficjalne”. Zapytaj zespoły wprost.
2. Tydzień 2: przyjmij jednostronicową politykę AI i zdecyduj, które narzędzia są firmowe. Daj ludziom konta firmowe zamiast prywatnych (porównanie opcji w artykule ChatGPT dla firm).
3. Tydzień 3: przeprowadź szkolenie wprowadzające dla wszystkich i warsztaty według ról dla głównych grup.
4. Tydzień 4: zbierz dokumentację w jednym folderze, ustal termin przeglądu i osobę odpowiedzialną.

Szkolenia AI z dokumentacją pod art. 4

Prowadzimy szkolenia AI dla zespołów według ról, na narzędziach, których Twoi ludzie faktycznie używają, wraz z materiałami i listami obecności do Twojego rejestru. Zobacz nasze szkolenia AI dla firm i umów bezpłatną rozmowę, na której dobierzemy zakres do skali i ryzyka w Twojej firmie.