KI-Kompetenz nach AI Act: Was Arbeitgeber tun müssen (und wie sie es nachweisen)

Die Pflicht zur KI-Kompetenz nach AI Act (Art. 4 der Verordnung (EU) 2024/1689, auf Deutsch KI-Verordnung) gilt seit dem 2. Februar 2025. Sie verlangt von jeder Organisation, die in der EU KI-Systeme anbietet oder nutzt, Maßnahmen für die KI-Kompetenz ihrer Beschäftigten und anderer Personen, die in ihrem Auftrag mit KI arbeiten, angemessen zur Art der Nutzung. Praktisch heißt das: wissen, welche KI-Tools im Haus genutzt werden, die Leute passend zu Rolle und Risiko schulen und intern festhalten, dass Sie das getan haben.

Dieser Artikel ist eine praktische Zusammenfassung, keine Rechtsberatung (Stand: Oktober 2026). Klären Sie Ihre konkrete Situation mit einer Anwältin, einem Anwalt oder Ihrem Datenschutzbeauftragten.

Was Art. 4 tatsächlich sagt

Art. 4 richtet sich an zwei Gruppen:

• Anbieter: Organisationen, die ein KI-System entwickeln oder in Verkehr bringen.
• Betreiber: Organisationen, die ein KI-System in eigener Verantwortung beruflich einsetzen.

Nutzt Ihr Team beruflich ChatGPT, Microsoft Copilot, einen KI-Protokollanten in Besprechungen oder eine KI-Funktion im CRM, sind Sie Betreiber. Die Unternehmensgröße befreit nicht davon, und dass das Tool von jemand anderem stammt, auch nicht.

Die Pflicht erfasst Ihre Beschäftigten und „andere Personen, die in ihrem Auftrag mit dem Betrieb und der Nutzung von KI-Systemen befasst sind“. Laut den FAQ der EU-Kommission zur KI-Kompetenz können das auch Freelancer und Dienstleister sein, die für Sie arbeiten.

Die Änderung 2026: von „sicherstellen“ zu „unterstützen“

Der ursprüngliche Text verlangte Maßnahmen, um nach besten Kräften ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz sicherzustellen. Der Digital-Omnibus zur KI, Verordnung (EU) 2026/1744, am 24. Juli 2026 im Amtsblatt veröffentlicht und seit dem 27. Juli 2026 in Kraft, hat Art. 4 neu gefasst. Anbieter und Betreiber müssen jetzt Maßnahmen ergreifen, um die Entwicklung der KI-Kompetenz ihrer Beschäftigten und der in ihrem Auftrag tätigen Personen zu unterstützen, unter Berücksichtigung von Kenntnissen, Erfahrung, Ausbildung und Einsatzkontext. Der geänderte Text stellt klar, dass Sie nicht für jede Person ein bestimmtes Kompetenzniveau garantieren müssen.

Lesen Sie das genau. Weicher ist die Regel beim Ergebnis, nicht beim Aufwand. Sie müssen weiterhin Maßnahmen ergreifen und zeigen können, welche das waren. Richtet jemand in Ihrem Unternehmen mit einem KI-Tool Schaden an und Sie haben nichts in der Akte, hilft der Hinweis „die Regel wurde gelockert“ wenig.

Wer in Deutschland zuständig ist

Als zentrale Marktüberwachungsbehörde für die KI-Verordnung ist in Deutschland die Bundesnetzagentur vorgesehen, die nationale Umsetzung regelt das KI-Marktüberwachungs- und Innovationsförderungsgesetz (KI-MIG), das nach Berichten im Sommer 2026 in Kraft getreten ist. Die Bundesnetzagentur betreibt einen KI-Service-Desk für Unternehmen und veröffentlicht dort Hinweise, auch zur KI-Kompetenz. Prüfen Sie dort den aktuellen Stand, bevor Sie sich auf Details verlassen.

Was Arbeitgeber tun sollten: ein Plan in sechs Schritten

1. Erfassen, wer welche KI wofür nutzt

Legen Sie eine einfache Übersicht an: Tool, Team, Zweck, welche Daten hineingehen, wer es freigegeben hat. Denken Sie an die KI-Funktionen in Software, die Sie schon bezahlen. Die meisten Unternehmen entdecken mehr KI-Nutzung als erwartet, auch private Konten, die beruflich genutzt werden.

2. Gruppen nach Rolle und Risiko bilden

Nicht jeder braucht dieselbe Schulung. Eine sinnvolle Aufteilung:

3. Eine kurze KI-Nutzungsrichtlinie schreiben

Zwei Seiten schlagen zwanzig. Regeln Sie freigegebene Tools, welche Daten nie hineingehören, wann ein Mensch Ergebnisse prüfen muss, wie KI-generierte Inhalte bei Bedarf gekennzeichnet werden und an wen man sich wendet. Schulung ohne Richtlinie lässt Leute raten, eine Richtlinie ohne Schulung bleibt ungelesen. Gibt es einen Betriebsrat, binden Sie ihn früh ein: Bei der Einführung technischer Systeme und bei betrieblichen Bildungsmaßnahmen hat er nach dem Betriebsverfassungsgesetz Mitbestimmungsrechte.

4. Schulungen passend zur Nutzung durchführen

Die FAQ der Kommission empfehlen, ein allgemeines Verständnis von KI, die Rolle der Organisation (Anbieter oder Betreiber) und die Risiken der konkret genutzten Systeme abzudecken, angepasst an Wissen und Kontext der Teilnehmenden. Praktisch heißt das: Kurze Einheiten zu den Tools, die Ihr Team tatsächlich nutzt, mit eigenen Beispielen, schlagen einen allgemeinen Videokurs. Übungen an echten Aufgaben sorgen außerdem für mehr Nutzung, und das ist der geschäftliche Nutzen zusätzlich zur Pflicht. Arbeitet Ihr Team mit Microsoft 365, lesen Sie Copilot-Schulung für Teams.

5. Dokumentieren

Laut den FAQ der EU-Kommission ist kein Zertifikat nötig, eine interne Dokumentation der Schulungen und sonstigen Maßnahmen reicht aus. Eine gute Dokumentation enthält:

• Die KI-Übersicht und das Datum der letzten Prüfung
• Die KI-Nutzungsrichtlinie mit Versionsverlauf
• Schulungen: Datum, Thema, Zielgruppe, Unterlagen, Teilnahme
• Einarbeitungsschritte für neue Beschäftigte und Dienstleister
• Vorfälle oder Beinahe-Vorfälle und was sich danach geändert hat
• Die verantwortliche Person, die all das aktuell hält

Das passt in einen geteilten Ordner. Neue Software brauchen Sie dafür nicht.

6. Wiederholen, wenn sich etwas ändert

Neues Tool, neuer Einsatzzweck, neues Team, neue Beschäftigte: Übersicht aktualisieren und die Betroffenen schulen. Für alle anderen ist eine jährliche Auffrischung ein vernünftiger Standard.

Durchsetzung und Bußgelder: was bekannt ist

Laut den FAQ der Kommission gelten Aufsicht und Durchsetzung ab dem 3. August 2026, über die nationalen Marktüberwachungsbehörden. Die KI-Verordnung legt für Art. 4 kein eigenes Bußgeld fest; Sanktionen bleiben den Mitgliedstaaten überlassen, und die Kommission betont, dass jede Sanktion verhältnismäßig und auf den Einzelfall bezogen sein muss. Sie weist auch darauf hin, dass eine Durchsetzung wahrscheinlicher ist, wenn ein Vorfall nachweislich auf fehlende Schulung zurückgeht.

Unsere Einschätzung: Das realistische Risiko für die meisten Unternehmen ist keine zufällige Prüfung, sondern ein Vorfall, etwa Kundendaten in einem privaten Chatbot oder eine ungeprüft versendete KI-Antwort, gefolgt von der Frage „Was haben Sie getan, um das zu verhindern?“. Ihre Dokumentation ist Ihre Antwort.

Häufige Fehler

• Ein einmaliges Webinar für erledigt halten. Eine einzelne Sitzung 2025 ohne Nachweis und ohne Nachfolge belegt wenig.
• Nur die IT schulen. Wer Daten in Chatbots kopiert, sitzt meist in Vertrieb, Personal, Buchhaltung und Support.
• Dienstleister vergessen. Nutzen sie in Ihrem Auftrag KI, sind sie erfasst.
• Allgemeine Inhalte. Ein Kurs über die Geschichte der KI hilft niemandem bei der Frage, ob ein Kundenvertrag in einen Chatbot darf.
• Keine Richtlinie hinter der Schulung. Menschen brauchen klare Regeln, um Gelerntes anzuwenden.
• Teure Lizenzen kaufen und die Schulung weglassen. Sie zahlen für das Tool und bekommen weder die Produktivität noch den Nachweis. Wenn Sie gerade Tarife vergleichen, lesen Sie ChatGPT für Unternehmen: Business vs. Enterprise.

Lohnt sich das über die Pflicht hinaus?

Ja, und das ist das ehrliche Argument. Teams, die verstehen, was KI gut und schlecht kann, nutzen sie mehr und sicherer. Die Pflicht liefert den Anlass, die Produktivität den Ertrag. Wenn Sie eine breitere Einführung planen, zeigt KI im Unternehmen einführen die nächsten Schritte.

Nächster Schritt

Wir bieten praxisnahe KI-Schulungen für Teams: rollenbasierte Einheiten zu den Tools, die Ihre Leute schon nutzen (ChatGPT, Copilot, Claude), eine kurze KI-Nutzungsrichtlinie und eine Dokumentation von Teilnahme und Unterlagen, die Sie als Nachweis Ihrer Maßnahmen nach Art. 4 ablegen können. Umfang und Preis kalkulieren wir individuell. Vereinbaren Sie ein kostenloses Erstgespräch und planen Sie mit uns Ihr Programm.