Szkolenie Copilot dla zespołu: program na 1 dzień według ról

Dobre szkolenie Copilot dla zespołu mieści się w jednym dniu: dwie godziny wspólnych podstaw i zasad bezpieczeństwa, potem warsztaty w grupach według ról (sprzedaż, finanse, kierownicy, administracja) na własnych mailach, plikach i spotkaniach uczestników. Na koniec każdy wychodzi z trzema zadaniami, które od jutra robi z Copilotem. Poniżej gotowa agenda, którą możesz dopasować do swojej firmy.

Ten program dotyczy Microsoft 365 Copilot, czyli płatnego dodatku działającego w Outlooku, Teams, Excelu, Wordzie i PowerPoincie. Jeśli dopiero wybierasz narzędzie, zacznij od porównania ChatGPT, Copilota i Claude dla firm.

Zanim zaczniesz: trzy warunki udanego szkolenia

1. Uczestnicy mają aktywne licencje. Ćwiczymy na prawdziwych danych, nie na slajdach.
2. IT przejrzało uprawnienia. Copilot respektuje uprawnienia Microsoft 365, ale to znaczy, że znajdzie wszystko, do czego dana osoba ma dostęp. Pliki z płacami udostępnione kiedyś “wszystkim w organizacji” to najczęstsza niespodzianka.
3. Jest krótka polityka użycia AI. Jedna strona: co wolno, czego nie, kto weryfikuje wyniki. Szkolenie ją omawia, a nie wymyśla.

Agenda jednodniowego szkolenia

Schemat “cel, kontekst, oczekiwania, źródło” pochodzi z oficjalnej ścieżki Microsoft Learn Craft effective prompts for Microsoft 365 Copilot. Warto ją dać uczestnikom jako materiał po szkoleniu.

Warsztaty według ról

Co Copilot robi w poszczególnych aplikacjach

Outlook. Streszcza długie wątki, pisze szkic odpowiedzi w zadanym tonie, pomaga przygotować się do spotkania na podstawie powiązanej korespondencji. Najwięcej zyskują osoby, które dostają dziesiątki maili dziennie.

Teams. Po nagranym lub transkrybowanym spotkaniu tworzy podsumowanie z kluczowymi punktami, decyzjami i zadaniami. W trakcie spotkania możesz zapytać, co ustalono do tej pory. Streszcza też nieprzeczytane czaty. Bez transkrypcji podsumowanie spotkania nie powstanie, więc ustalcie zasady nagrywania i informowania uczestników.

Excel. Odpowiada na pytania o dane w tabeli, proponuje formuły, wykresy i wyróżnienia. Działa najlepiej na danych sformatowanych jako tabela, z jasnymi nagłówkami. Wynik zawsze sprawdzasz, zwłaszcza sumy i filtry.

Word. Tworzy pierwszy szkic na podstawie wskazanych plików, streszcza długie dokumenty, przepisuje fragmenty w innym tonie lub długości. Najlepszy efekt daje wskazanie konkretnego źródła zamiast ogólnej prośby.

PowerPoint. Buduje prezentację z dokumentu Word i streszcza istniejącą prezentację. Projekt graficzny zwykle wymaga poprawek.

Przykładowe polecenia do ćwiczeń

Dobre polecenie ma cel, kontekst, oczekiwania i źródło. Poniższe przykłady możesz dać uczestnikom jako punkt wyjścia i poprosić o przerobienie ich na własne zadania.

Outlook, sprzedaż: “Streść ten wątek z klientem w pięciu punktach: czego klient chce, jakie terminy padły, jakie pytania zostały bez odpowiedzi. Na końcu zaproponuj szkic odpowiedzi w uprzejmym, rzeczowym tonie, maksymalnie 120 słów.”

Teams, kierownik: “Na podstawie transkrypcji tego spotkania wypisz podjęte decyzje, zadania z osobą odpowiedzialną i terminem oraz tematy, które wymagają kolejnego spotkania.”

Excel, finanse: “W tej tabeli sprzedaży pokaż pięciu klientów z największym spadkiem obrotu rok do roku i dodaj kolumnę z różnicą procentową.”

Word, administracja: “Na podstawie pliku z procedurą i notatek ze spotkania przygotuj jednostronicową instrukcję dla nowych pracowników. Język prosty, lista kroków, bez żargonu.”

Po każdym ćwiczeniu uczestnicy porównują wynik z tym, co zrobiliby ręcznie, i poprawiają polecenie. Ta pętla uczy więcej niż najlepsza prezentacja.

Jak przygotować uczestników przed szkoleniem

Dzień przed szkoleniem wyślij krótką wiadomość z trzema prośbami:

1. Zaloguj się do Microsoft 365 i sprawdź, czy widzisz ikonę Copilota w Outlooku, Teams i Wordzie.
2. Wybierz trzy powtarzalne zadania z ostatniego tygodnia, które zajęły Ci najwięcej czasu.
3. Przygotuj jeden plik i jeden wątek mailowy, na których możesz ćwiczyć bez ujawniania danych wrażliwych.

Dzięki temu warsztaty zaczynają się od realnej pracy, a nie od wymyślania przykładów. Prowadzący wie też z wyprzedzeniem, z czym ludzie przychodzą, i może przygotować dopasowane ćwiczenia.

Jak sprawdzić, czy szkolenie zadziałało

Liczba aktywnych użytkowników w panelu administratora to za mało. Lepsze pytania po miesiącu:

• Które zadania ludzie robią teraz z Copilotem regularnie?
• Gdzie Copilot zawiódł i dlaczego: złe polecenie, brak danych, ograniczenie narzędzia?
• Czy pojawiły się sytuacje, w których ktoś zobaczył dane, których nie powinien?

Odpowiedzi zbierz w krótkiej ankiecie lub na spotkaniu zespołu. To materiał do sesji przypominającej i do decyzji, czy rozszerzać licencje na kolejne działy.

Najczęstsze błędy, które szkolenie ma wyeliminować

• Za krótkie polecenia. “Napisz maila do klienta” daje ogólnik. Polecenie z celem, kontekstem i wskazanym wątkiem daje gotowy szkic.
• Brak weryfikacji. Copilot potrafi pewnym tonem podać błędną liczbę albo pomylić osoby. Odpowiedzialność za wysłany mail i raport zostaje po stronie człowieka.
• Traktowanie Copilota jak wyszukiwarki. Największa wartość to praca na Twoich plikach i spotkaniach, a nie pytania o wiedzę ogólną.
• Jedno szkolenie i koniec. Bez przypomnienia po kilku tygodniach część osób wraca do starych nawyków.
• Wszyscy na jednej sali z jednym programem. Księgowa i handlowiec potrzebują innych ćwiczeń.

Higiena danych i uprawnień

Ta część szkolenia jest dla wszystkich i nie powinna być skracana.

• Copilot widzi to, co Ty. Jeśli przypadkiem masz dostęp do cudzego folderu, Copilot może z niego skorzystać w odpowiedzi. Zgłaszaj takie sytuacje do IT.
• Etykiety poufności. Jeśli firma używa Microsoft Purview, pokaż ludziom, jak działają etykiety i dlaczego dokument oznaczony jako poufny nie powinien trafiać do szerokiego grona.
• Dane osobowe. RODO obowiązuje także przy pracy z AI. Nie przetwarzaj danych klientów czy pracowników w sposób, którego nie przewiduje Twoja polityka.
• Ochrona danych firmowych. Według dokumentacji Microsoft prompty i odpowiedzi w ramach ochrony danych firmowych nie są używane do trenowania modeli bazowych. To dotyczy kont służbowych, nie prywatnych.
• Nagrania spotkań. Uczestnicy muszą wiedzieć, że spotkanie jest nagrywane lub transkrybowane.

Po szkoleniu: 30 dni, które decydują o efekcie

1. Tydzień 1: każdy robi swoje trzy zadania i zapisuje polecenia, które zadziałały.
2. Tydzień 2: lider grupy zbiera najlepsze polecenia we wspólnej bibliotece w Teams lub OneNote.
3. Tydzień 3-4: krótka sesja przypominająca (45-60 minut) z odpowiedziami na pytania, które pojawiły się w praktyce.
4. Udokumentuj szkolenie. Lista obecności, agenda i materiały to element programu kompetencji AI, którego wymaga art. 4 AI Act. Więcej w artykule AI Act: szkolenie pracowników.

Szkolenie Copilot dla Twojej firmy

Prowadzimy szkolenia z Copilota i innych narzędzi AI na danych i procesach uczestników, z programem dopasowanym do ról w Twojej firmie. Sprawdź, jak wyglądają nasze szkolenia AI dla zespołów, i umów bezpłatną rozmowę, na której ułożymy agendę pod Twój zespół.