Jak zdobyć klientów na sprzątanie biur: przetargi, zarządcy nieruchomości i Google

Klientów na sprzątanie biur zdobywa się dziś głównie w pięciu miejscach: w przetargach publicznych, u zarządców nieruchomości i facility managerów, w Google (Profil Firmy i reklamy), na własnej stronie z formularzem wyceny i na portalach zleceń. Najlepiej działają firmy, które łączą dwa lub trzy z tych kanałów i mierzą, ile zapytań daje każdy z nich. Poniżej opisujemy, jak to ułożyć krok po kroku.

Jedno zastrzeżenie na start: lista adresów biurowców i masowa wysyłka ofert to nie jest kanał. Od 10 listopada 2024 r. art. 398 ustawy Prawo komunikacji elektronicznej wymaga uprzedniej zgody na marketing bezpośredni mailem, telefonem i SMS-em, także wtedy, gdy odbiorcą jest firma. Szerzej piszemy o tym w artykule Cold mailing i telefony B2B po zmianie prawa. To nie jest porada prawna, ale nasza zasada jest prosta: pracujemy tylko na zapytaniach przychodzących.

Kto kupuje sprzątanie biur

Zanim wybierzesz kanał, ustal, kto podpisuje umowę. W sprzątaniu biur decyzję podejmują zwykle trzy typy osób:

Każda z tych grup szuka inaczej, więc jeden przekaz na stronie dla wszystkich zwykle przegrywa z kilkoma konkretnymi podstronami.

Kanał 1: przetargi i zamówienia publiczne

Sektor publiczny regularnie zamawia sprzątanie budynków. Od 1 stycznia 2026 r. próg stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych wynosi 170 000 zł netto (wcześniej 130 000 zł), zgodnie z nowelizacją z 25 lipca 2025 r. Postępowania powyżej progu ogłaszane są przez platformę e-Zamówienia w Biuletynie Zamówień Publicznych, a duże kontrakty także w unijnym TED.

Poniżej progu zamawiający kupują według własnych regulaminów. Takie zapytania ofertowe trafiają często do BIP urzędu albo na stronę jednostki. Firmy realizujące projekty z funduszy UE publikują zapytania w Bazie Konkurencyjności.

Co zrobić praktycznie:

• Ustaw w e-Zamówieniach i Bazie Konkurencyjności wyszukiwanie po kodach CPV dla usług sprzątania i po swoim województwie.
• Przygotuj raz komplet dokumentów: referencje, polisę OC, wykaz osób i sprzętu. Każdy kolejny przetarg będzie szybszy.
• Licz koszt pracy realnie. W przetargach kryterium ceny często waży najwięcej, a minimalne wynagrodzenie i jego waloryzacja zjadają marżę szybciej niż w umowach prywatnych.

Przetargi dają skalę, ale rzadko dają marżę. Traktuj je jako bazę obłożenia ekip, a nie jedyne źródło klientów.

Kanał 2: zarządcy nieruchomości i facility managerowie

Jeden zarządca może mieć pod opieką kilka biurowców albo parków biurowych. Jeżeli raz dobrze obsłużysz jeden budynek, następne często przychodzą z polecenia.

Jak dotrzeć do nich zgodnie z prawem:

• LinkedIn i treści. Publikuj krótkie, konkretne wpisy: jak wygląda Twój raport z kontroli jakości, jak rozwiązujesz zastępstwa w okresie urlopów. Facility manager czyta to, bo ma te same problemy.
• Wydarzenia branżowe. Spotkania organizacji zarządców i targi facility management to miejsce, gdzie rozmowa zaczyna się naturalnie.
• Strona dla zarządców. Osobna podstrona z opisem współpracy przy wielu obiektach, SLA, raportowaniem i jednym opiekunem.

Zarządca nie kupuje „najtańszego sprzątania”. Kupuje to, że nie dostanie telefonu od najemcy o brudnej toalecie. Pokaż na stronie, jak tego unikasz.

Kanał 3: Google, czyli Profil Firmy i reklamy

Office manager, który szuka firmy sprzątającej, najczęściej wpisuje w Google frazę z miastem i patrzy na mapę.

Profil Firmy w Google to podstawa. Uzupełnij kategorię, obszar działania, godziny, zdjęcia ekip przy pracy (bez twarzy klientów) i zbieraj opinie po każdym zakończonym miesiącu współpracy. Odpowiadaj na każdą opinię.

Google Ads działa, jeśli pilnujesz fraz. Celuj w zapytania z intencją zakupu, typu „sprzątanie biur Wrocław” czy „firma sprzątająca biura”, i wykluczaj frazy prywatne (sprzątanie mieszkań, mycie okien jednorazowo), jeżeli nie obsługujesz klientów indywidualnych. Kampania powinna kierować na stronę z formularzem wyceny, nie na stronę główną. Więcej o ustawieniu kampanii pod B2B w artykule Google Ads dla firm B2B.

Kanał 4: strona z wyceną, która odpowiada na pytania kupującego

Większość stron firm sprzątających wygląda tak samo: zdjęcie mopa, „profesjonalnie i rzetelnie”, numer telefonu. Kupujący nie ma z czego wybrać.

Strona, która daje zapytania, odpowiada na to, o co kupujący i tak zapyta:

1. Jakie obiekty obsługujesz (biura, coworkingi, klatki schodowe, części wspólne).
2. W jakich miastach i w jakim promieniu.
3. Co obejmuje standardowe sprzątanie, a co jest dodatkowo płatne.
4. W jakich godzinach pracujecie i jak działa zastępstwo, gdy ktoś choruje.
5. Ubezpieczenie OC, umowy z pracownikami, poufność w biurze klienta.

Formularz wyceny powinien pytać o to, czego potrzebujesz do policzenia oferty: metraż (osobno biura, korytarze, sanitariaty), częstotliwość, preferowane godziny i termin startu. Dzięki temu oddzwaniasz z konkretem, a nie z pytaniami.

Przykład poglądowy: firma z dwoma ekipami w jednym mieście ma osobną podstronę „Sprzątanie biur [miasto]“, formularz z polami metraż i częstotliwość oraz Profil Firmy z kilkunastoma opiniami. Taki zestaw zwykle wystarcza, żeby lokalne zapytania zaczęły przychodzić bez zimnych telefonów.

Kanał 5: portale zleceń i strony niszowe

Portale typu Oferteo zbierają zapytania od firm i przekazują je wykonawcom. To szybki start, ale pamiętaj o dwóch rzeczach: to samo zapytanie dostaje kilka firm, a Ty nie budujesz własnej marki, tylko płacisz za dostęp.

Alternatywą są strony niszowe: osobne serwisy pod jedną usługę i jeden region, które zbierają zapytania tylko dla Ciebie. Tak działa nasz model generowania leadów dla firm sprzątających: budujemy i pozycjonujemy strony pod frazy, które wpisują kupujący, a zapytania trafiają do jednej firmy. Jak porównać takie rozliczenie z abonamentem agencji, opisujemy w artykule Płatność za leada czy abonament.

Jak porównać kanały

Nie podajemy tu kosztu jednego zapytania, bo zależy od miasta, sezonu i tego, czy obsługujesz także klientów prywatnych. Jak liczyć koszt leada we własnej firmie, pokazujemy w artykule Ile kosztuje lead B2B.

Co zrobić, gdy zapytanie już przyjdzie

Office manager zwykle pyta kilka firm naraz. Wygrywa ta, która szybko oddzwoni, umówi oględziny i prześle czytelną ofertę. Kilka zasad, które pomagają:

• Odpowiadaj tego samego dnia roboczego, nawet krótko.
• Proponuj oględziny biura przed wyceną. Klient widzi, że traktujesz zlecenie poważnie, a Ty unikasz niedoszacowania.
• W ofercie rozpisz zakres, częstotliwość i to, co jest poza zakresem. Niejasny zakres to najczęstsze źródło sporów po trzech miesiącach.
• Zaproponuj okres próbny, np. pierwszy miesiąc z łatwym wypowiedzeniem. Zmniejsza ryzyko po stronie klienta.

Checklista na najbliższy miesiąc

• Profil Firmy w Google uzupełniony, z obszarem działania i zdjęciami.
• Osobna podstrona „Sprzątanie biur [miasto]” z formularzem wyceny.
• Alert w e-Zamówieniach i Bazie Konkurencyjności na Twój region.
• Komplet dokumentów przetargowych w jednym folderze.
• Prośba o opinię wysyłana do zadowolonych klientów po pierwszym miesiącu.
• Arkusz, w którym zapisujesz źródło każdego zapytania.

Ostatni punkt jest najważniejszy. Bez niego po pół roku nie wiesz, który kanał przynosi umowy, a który tylko telefony z prośbą o „najtańszą wycenę”.

Chcesz zapytań od biur bez zimnych telefonów?

Jeżeli prowadzisz firmę sprzątającą i chcesz stałego dopływu zapytań od biur w swoim regionie, umów bezpłatną rozmowę o generowaniu leadów dla firm sprzątających. Sprawdzimy, czy w Twoim mieście jest popyt, który da się przechwycić stroną niszową, zanim cokolwiek zaczniemy.